Utiliser un logiciel de facturation en ligne dès votre création d’entreprise 1

Cet article est un article invité, rédigé par l’équipe d’habemoos. Je ne suis pas payé, je n’y gagne rien. J’ai accepté l’article parce que la plateforme est vraiment géniale et qu’elle peut vous rendre service.

N’hésitez pas à poser vos questions en commentaire, et à vous inscrire sur leur site !

Utiliser un logiciel de facturation en ligne dès votre création d’entreprise vous procure plusieurs avantages :

  • Vous disposez d’une solution fiable en matière d’obligations légales et de calculs. 
  • La mise en page de vos devis et factures paraît plus professionnelle pour vos prospects et clients qu’une mise en page créée avec un tableur potentiellement moins ordonnée et harmonieuse. 
  • Vous intégrez dès le lancement de votre entreprise une bonne pratique, synonyme d’efficacité et de gain de temps

Partons pour un tour d’horizon des avantages du logiciel de facturation pour entrepreneur et présentation d’une de ses solutions, en ligne et gratuite.

Pourquoi s’intéresser au logiciel de facturation dès la création d’entreprise, et même avant ?

Nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de facturation dès la création de votre entreprise afin que cette bonne pratique contemporaine devienne une bonne habitude. 

Cet argument peut sembler léger, mais en réalité au fil du développement de votre activité et du nombre de vos contrats, vous risquez de ne plus trouver le temps nécessaire pour rechercher un nouvel outil. 

Vous resterez sur vos acquis, qui seront sûrement suffisants, mais pourriez avoir manqué l’opportunité d’être plus performant dans la gestion de ces tâches récurrentes. 

N’oublions pas que l’entrepreneur indépendant a de multiples casquettes et est seul à assumer ces fonctions et responsabilités. 

La recherche d’efficacité et de gain de temps fait partie des préoccupations classiques des indépendants.

Quelques avantages de l’utilisation d’un outil de facturation dès votre lancement

Utiliser un logiciel de facturation en ligne dès la création de votre entreprise et le conserver sur la durée représente certains avantages :

  • La transmission de documents perçus comme professionnels dès vos débuts.
  • Le respect des obligations légales (mentions obligatoires).
  • L’automatisation de nombreuses fonctions pour gagner du temps.
  • La sécurité d’effectuer les bons calculs, dont ceux liés à la TVA et autres taxes
  • L’harmonie de ces documents depuis vos débuts présente aussi un avantage pour les clients que vous aurez fidélisés. Ils seront familiers avec vos documents et pourront aisément les comprendre (généralement, les malentendus sur un devis ou une facture relèvent de votre responsabilité et non celle de votre client).

Utiliser un logiciel de facturation gratuit dès la création de votre entreprise

Il existe des solutions gratuites et payantes pour vous accompagner dans votre facturation. 

Elles sont dotées de fonctions fortes intéressantes pour vous aider dès votre lancement et dans votre développement. 

Parce qu’en création vous n’avez pas forcément les moyens financiers pour vous procurer un tel outil payant (votre priorité étant sûrement le matériel nécessaire à votre profession et les assurances).

Le logiciel gratuit habemoos s’impose comme un excellent choix. 

Il vous suivra dès votre démarrage et vous accompagnera des années durant, même si vous évoluez vers un autre statut, voire en TPE.

Pourquoi préférer un logiciel de facturation en ligne ?

En choisissant un logiciel de facturation en ligne, vous sécurisez vos documents, car ils sont stockés et sécurisés dans un Cloud. 

En les stockant sur un ordinateur ou un disque dur externe le risque de perte reste présent. 

De plus, en utilisant un logiciel de facturation en ligne, vous accédez à tout moment et quel que soit l’endroit où vous vous trouvez à vos documents (tant que vous pouvez vous connecter à Internet).

Habemoos : un logiciel de facturation en ligne pour indépendants et gratuit

Le logiciel de facturation en ligne habemoos a été développé par un entrepreneur indépendant qui souhaitait disposer d’un outil qui lui corresponde vraiment. 

Aujourd’hui, cet entrepreneur souhaite mettre sa solution au service d’autres indépendants dans un format gratuit et illimité. 

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Habemoos se place alors parmi les logiciels de facturation pour indépendants les plus complets de ceux gratuits. 

Découvrons plus en détail les fonctions de ce logiciel de facturation en ligne.

Le tableau de bord personnalisé et intuitif de votre compte d’entrepreneur indépendant

Une fois connecté sur votre profil, vous accédez directement à votre tableau de bord. 

Cette première page d’atterrissage met en relief les aperçus de vos derniers documents ainsi que l’évolution de votre chiffre d’affaires

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Un code couleur rouge et vert vous aide aussi à visualiser en un clin d’œil les validations ou les refus.

La personnalisation de votre compte sur habemoos

Première étape de votre prise en main du logiciel, la création de votre compte vous permet de renseigner toutes les informations en lien avec votre activité. 

Vous remplissez les cases de votre nom, de votre domiciliation, de votre Numéro Siret, etc. 

Vous pouvez aussi ajouter votre logo pour personnaliser vos futurs documents. La page « Mon compte », si vous souhaitez la modifier, se trouve en haut à droite entre l’icône de notifications et l’icône de recherche (loupe). 

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Votre image profil, si vous l’avez téléchargée, apparaît ou une icône de portrait.

Les fonctionnalités du logiciel de facturation gratuit habemoos

La plateforme habemoos comporte un bandeau latéral à gauche présentant toutes les fonctionnalités à votre portée et en un clic vous y accéder. 

Toutes ces fonctionnalités peuvent ne pas s’appliquer à votre activité. 

À titre d’exemple, la fonction notes de frais n’est pas utilisée par tous les indépendants. Voici un tour d’horizon de ces diverses possibilités.

La fonctionnalité Clients

La fonctionnalité Clients du logiciel de facturation habemoos comporte une page Clients et une page Catégories.

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à Clients : renseignez ici les informations relatives à vos clients qui seront ensuite automatiquement utilisées lors de la création de vos devis, factures, notes de frais ou encore relevés d’heures. (Nom, contacts e-mail et téléphonique, SIRET, adresse domiciliation, informations facturation, …).

à Catégories : vous pouvez créer des catégories de clients pour une meilleure organisation. Selon votre activité, vous pouvez les catégoriser selon leur localisation, leur fidélité, la nature de vos prestations auprès d’eux, etc.

La gestion et le suivi de votre activité avec les fonctionnalités habemoos : projets et tâches

Organisez-vous de manière optimale avec la création de projets détaillés par tâches. 

Le but de cette fonctionnalité est de pouvoir découper une mission/projet en tâches et ainsi pouvoir  faire du pointage de temps à partir de relevé d’heures (timesheet). 

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Une fonction très utile si vous facturez au temps passé et si des tâches sont facturées à des taux différents. 

Vous pouvez ensuite automatiser la facturation en fonction du relevé de temps.

Pour utiliser les Projets et Tâches, vous définissez les tâches en leur donnant un ordre de priorité si vous le souhaitez. 

Vous pouvez aussi cocher la mention « facturable » ou la décocher si des actions ne sont pas facturables, mais plutôt citées pour bien préciser le déroulement du projet. 

Une zone de texte s’ajoute dans cette fonctionnalité pour décrire encore plus en détail vos actions par rapport à telle ou telle tâche.

La fonction « Comptes rendus d’activité » de ce logiciel de facturation

Cette fonction va reprendre les données que vous avez spécifié dans la fonction Projets et tâches. 

Prenons l’exemple d’un projet comportant plusieurs tâches facturées à l’heure et terminé. 

Une fois le projet validé, cette fonctionnalité génère un rapport sous forme de relevé d’heures par rapport à chacune des tâches que vous avez effectué et terminé. 

Ce document précise votre nom de prestataire, celui de votre client, celui du projet, une référence et fait aussi mention du nombre d’heures totales travaillées et du montant total facturable.

La création de devis avec le logiciel en ligne habemoos

Pour créer un devis avec habemoos, rien de plus simple. 

Cliquez sur le bouton “Créer un devis” et accédez à une section à personnaliser. 

Vous sélectionnez le client et les informations requises le concernant apparaissent automatiquement. 

Vous avez ensuite accès au numéro de devis, à sa référence, à son statut à sélectionner (brouillon, envoyé, expiré, décliné ou accepté). 

Vous allez ici spécifier si une remise éventuelle s’applique, la date de validité et la description de vos actions ou réalisations et le tarif avec TVA ou sans taxe. 

Vous pouvez enfin saisir une note destinée à votre client et des conditions générales d’utilisation.

Cliquer enfin sur Enregistrer et le devis sera sauvegardé sur la plateforme. 

Vous pourrez aussi le télécharger pour le transmettre par vos propres soins ou l’enregistrer dans un éventuel dossier sur votre ordinateur qui regroupe vos devis.

La création de factures avec le logiciel habemoos

La présentation de la fonctionnalité Factures est logiquement similaire à celle des devis. 

S’ajoutent ici des informations à renseigner au sujet des modalités et délais de paiement. 

Lorsque vous aurez créé plusieurs factures, vous les retrouverez toutes facilement dans cette section Factures. 

Elles sont classées par ordre chronologique avec en code couleur leur statut : payé ou impayé.

Le suivi de vos règlements

En cliquant sur Règlements dans le bandeau latéral gauche, vous accédez à l’ensemble des règlements de vos clients que vous avez reçus. 

C’est en précisant vos factures comme réglées dans la fonction “Factures” qu’elles se classent automatiquement dans cette section. 

Avec cette fonctionnalité, vous avez alors la possibilité d’éditer un reçu de paiement en PDF ou de l’imprimer si vous souhaitez le transmettre à votre client.

La fonction Articles sur le logiciel en ligne habemoos

Si vous vendez différents articles ou prestations, cette fonction vous permet de préciser la nature de chacun et même de les classer en groupes. 

Une fois, les différents articles précisés, ils apparaissent sous forme de liste. 

L’apport majeur de cette fonctionnalité d’enregistrer des articles sous un intitulé précis et avec leur description afin de pouvoir les rappeler au moment où vous établissez un devis ou une facture, sans avoir à tout retaper. 

Aussi, lors de la création de rapports et notamment pour suivre votre CA par article ou type d’article, vous êtes sûr d’avoir un regroupement et un résultat cohérent.

La fonctionnalité Notes de frais

Si vous facturez à vos clients des frais de déplacement, de restauration ou autres frais, vous pouvez ici les regrouper. 

Cliquez sur le bouton “Enregistrer une note de frais” et laissez-vous guider par les informations sur les zones à renseigner. 

La mise en page ressemble à nouveau à celle du devis ou de la facture avec des précisions sur votre client, les dates de ces frais, le mode de règlement, le type de frais et sa description ainsi que le montant de la TVA et le montant total à vous faire rembourser. 

En cliquant sur “Enregistrer”, la note de frais sera listée dans cette section et est aussi téléchargeable.

La création de rapports d’activité avec le logiciel de facturation habemoos

La création de rapports d’activité est accessible en fonction de vos ventes ou de vos notes de frais. 

Dans la section Ventes, vous disposez de plusieurs options :

  • Rapport de facturation
  • Rapport d’impayés
  • Paiements reçus
  • Rapport de devis
  • Rapport Client

Vous pouvez aussi créer des graphiques en croisant des données telles que le total encaissé croisé avec le total facturé par mois. 

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Le temps total travaillé par mois ou encore la valeur totale de vos clients selon leur 

catégorie.

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Une fonction pratique pour suivre de près votre activité, évaluer l’évolution de votre chiffre d’affaires, les prestations les plus rentables, et ainsi développer votre entreprise en vous basant sur des constats clairs. 

Ces rapports riches en enseignement pour votre stratégie d’entreprise sont aussi forts utiles pour votre comptabilité.

Personnaliser les paramètres pour une gestion encore plus efficace

Les Paramètres sur la plateforme habemoos vous permettent d’aller plus loin dans la personnalisation de vos documents divers. 

Vous trouverez 6 sous-sections en cliquant sur Paramètres, situé en bas du bandeau latéral gauche :

  • Configuration : renseigner des champs supplémentaires pour personnaliser encore plus vos futurs documents (devis, factures, comptes rendus) ou encore précisez ici si la TVA est applicable ou non.
  • Taxes : ajoutez une taxe et son taux applicable, et même plusieurs taxes pour qu’elles vous soient ensuite automatiquement proposées lors de la création de vos documents. Par défaut, vous trouverez ici la TVA à 20 %.
  • Modes de règlements : précisez ici quels types de règlements vous acceptez de la part de vos clients (virement, chèque, carte bancaire, autre mode de règlement ?).
  • Conditions de règlement : spécifiez ici les délais de règlements que vous proposez à vos clients (30 jours, à réception, autre ?).
  • Catégories de notes de frais : ajoutez une ou plusieurs catégorie(s) de notes de frais si nos paramètres de base ne comportent pas la catégorie de frais que vous voulez déclarer.
  • Vacances : précisez vos périodes de vacances pour les apercevoir sur les calendriers de suivi de votre activité utilisés par habemoos.

Habemoos s’adapte à l’évolution de votre entreprise

Nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de facturation dès votre création d’entreprise afin de rapidement vous habituer à cet outil qui vous fait gagner du temps et de la confiance face aux obligations légales. 

Le logiciel de facturation en ligne habemoos, bien que gratuit, a aussi la capacité de vous accompagner dans l’évolution et le développement de votre entreprise. 

Gratuit, ne signifie pas forcément réduit. 

Vous vous lancez en tant que micro-entrepreneur puis fondez une TPE ou passer au statut SASU ? 

Habemoos reste adapté à ces évolutions et pourra encore répondre à vos besoins suite à ces changements.

Différenciation du logiciel de facturation en ligne gratuit habemoos

Habemoos se différencie de certains autres logiciels de facturation en ligne gratuit car il est illimité. 

En effet, les solutions gratuites comprennent souvent des limitations en nombre de clients ou en nombre de devis ou factures, etc. 

Toutes les fonctionnalités présentées ici sont et demeurent gratuites. 

Enfin, habemoos est disponible en version anglaise.

Vous êtes en création d’entreprise et vous vous interrogez sur la facturation ?

Inscrivez-vous sur la plateforme habemoos et découvrez cet outil merveilleux

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