Dans cet article je vais vous expliquer comment arrêter de payer vos frais de déplacement.

Beaucoup d’entrepreneurs et de freelances, se déplacent chez leurs clients. A chaque déplacement, ce sont des frais qui s’ajoutent. L’objectif de cet article est de vous expliquer comment vous en débarrasser.

Vous aussi vous en avez marre de dépenser des centaines voire des milliers d’euros de déplacement ?

Vous en avez marre de reproduire la même chose chaque année ?

Ras le bol de voir votre argent partir par la fenêtre aussi vite ?

C’est bientôt terminé.

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Tous les freelances vont me détester !

Les conditions d’accès au remboursement de frais kilométriques

Trop de freelances se ruinent dans des dépenses qu’ils peuvent optimiser très rapidement.

Et c’est le cas des déplacements. Pourquoi les payer de votre poches si d’autres peuvent le faire à votre place ?

Il y a 2 solutions possibles pour ne pas payer vos frais de déplacement, et on va les étudier ensemble.

  • La première c’est de les faire indemniser en suivant la loi
  • La deuxième c’est de les mettre à la charge de votre client.

Et ça tombe bien, dans cet article on va parler de ces 2 solutions.

Pour faire rembourser vos frais kilométriques, il y a quelques conditions à respecter.

Vous devez justifier tous vos déplacements, mais surtout être en accord avec les petites règles administratives obligatoires :

  • La première condition c’est d’avoir l’obligation d’utiliser votre véhicule, que ce soit un scooter, une voiture ou n’importe quel autre moyen de déplacement. Si votre client est à 1km de chez vous, vous n’avez absolument aucune obligation puisque vous pouvez faire le déplacement à pied. Dans ce cas, vous ne pourrez pas être éligible au remboursement de vos frais.

    Donc faites bien attention à ne pas vous déplacer en véhicule n’importe quand et à outrance. Et si vous le faites, n’espérez pas être remboursé derrière.
  • La deuxième condition c’est que le véhicule que vous utilisez doit vous appartenir. C’est important à prendre en compte.
  • 3ème point : Tous les déplacements que vous voulez rembourser doivent être réalisés dans un cadre professionnel. N’essayez pas de rembourser le trajet que vous avez fait pour acheter votre baguette de pain sous prétexte que c’est peut-être possible. Pour avoir une indemnisation des frais kilométriques, vos déplacements doivent toujours être professionnels, sinon ça ne fonctionne pas.
  • Et le dernier point important, c’est que vous devez être en mesure de justifier vos déplacements. Vous ne pouvez pas vous faire rembourser quelque chose que vous n’avez pas fait. Donc à chaque fois que vous avez un déplacement professionnel, n’oubliez pas de garder des justificatifs, comme le kilométrage, la date, le lieu de départ et d’arrivée, et le nom de l’entreprise ou du client que vous êtes allé voir.

Si vous respectez ces 4 conditions vous êtes éligible à l’indemnisation de vos frais de déplacement.

Je pense que jusque là c’est assez clair, tout parait assez logique. Toutes ces conditions sont légitimes.

Les limites fixées par la loi

Vous devez savoir que la loi a fixé des barèmes de remboursement. Aucun de vos remboursement ne doit être hasardeux. Vous devez à chaque fois respecter la règle que nous allons voir ici.

Si votre comptable ou l’URSSAF vous demande des justifications, vous devez absolument les avoir. C’est pour cette raison qu’un calcul clair est établi par la loi pour calculer vos frais d’indemnisation :

Pour les automobiles :

A chaque fois, le calcul est en euros. D’après le véhicule que vous avez, il vous suffit de faire le bon calcul pour obtenir votre indemnisation fiscale.

Pour ce qui est de 2 roues (motos), faire indemniser ses frais de déplacement demande d’autres calculs que voici :

Et pour les petits scooters, voilà les quotas d’indemnisations fixés par l’Etat Français. Ces calculs sont toujours en euros :

A chaque fois le calcul de votre indemnisation de déplacement est fait en fonction de nombreux critères très justifiés comme :

  • L’assurance
  • L’amortissement de votre véhicule
  • Les frais de réparation et d’entretien
  • Les frais en pneumatique (usure des pneus prise en compte)
  • Les dépenses en essence

Le calcul essaye de considérer au mieux tous les frais que votre déplacement engendre dans chacune de ces catégories. Il vous permet de demander une indemnisation qui est totalement justifiée.

Faisons maintenant un calcul pour vous montrer comment calculer vos propres droits au remboursement :

Si vous avez un véhicule d’une puissance de 5CV et que vous parcourez une distance de 550km. Vous obtiendrez un remboursement de frais de déplacements de : 550 x 0,543 = 298,65€. 

Application pour diminuer vos frais de déplacement

Un grand nombre d’applications mobiles vous permettent de voir en temps réel les estimations de coûts de vos déplacement.

D’une part elle vous permettent d’avoir un visuel par rapport au remboursement auquel vous êtes éligible, d’autre part ça vous permet de prendre les trajets les plus adaptés.

En effet, des applications comme Waze, Mappy, Google Maps ou Michelin, vous permettent d’effectuer les meilleurs trajets en fonction du temps et de l’argent que vous voulez économiser.

A chaque long trajet, il est fréquent de prendre des autoroutes. Vous pouvez aussi vous faire rembourser de ces dépenses supplémentaires en les confiant à votre comptable qui s’en occupera.

Mais pour vous faire rembourser, vous devrez justifier du fait que ce déplacement était professionnel. Donc gardez bien tous vos justificatifs à chaque fois et ne les jetez pas comme tout le monde. 

Comme le barème officiel ne prend pas en compte le prix du péage, c’est à vous de faire la démarche supplémentaire pour être remboursé. C’est très important de garder tous se justificatifs de déplacement pour être éligible à ce type d’indemnisations supplémentaires.

Les indemnités de déplacement sont exonérés d’impôts sur le revenu et de cotisations sociales pour le salarié. Elles sont déductibles du résultat imposable pour toutes les entreprises qui les versent.

Peut-on se faire rembourser les déplacement par les clients ?

Il est tout à fait possible de se faire rembourser par ses propres clients.

Par contre, il faut les prévenir avant de faire le déplacement.

N’essayez jamais de coincer vos clients en leur apprenant la nouvelle au dernier moment parce que c’est le meilleur moyen de les perdre.

Soyez professionnel, et rédigez une clause dans vos conditions générales de ventes, qui stipulent du remboursement de vos déplacements sous certaines conditions.

Pour le client, comme pour l’Etat ou pour votre comptable, il vous faut garder chaque justificatif. Un client ne rembourse jamais une somme par hasard, lui aussi de son côté il devra justifier sa dépense.

La deuxième stratégie que vous pouvez mettre en place pour faire rembourser vos frais de déplacement, c’est de les intégrer au prix de vos prestations.

Quand vous savez que vous devrez faire X déplacement à X€, rajoutez ce prix à votre prestation. 

Comme ça, quand le client règle votre prestation, il paye aussi chacun de vos déplacement.

Conclusion

Quoiqu’il arrive, il y a toujours un moyen de faire indemniser chacun de vos mouvements quand c’est dans un cadre professionnel.

N’hésitez jamais à en parler à votre comptable ou à vos clients pour voir ce qui est le plus simple à mettre en place pour vous et pour eux.

J’espère que cet article vous aura aidé

Alexis

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